Posta elettronica e newsletter

Franca Orletti, Scrittura e Nuovi Media, Carrocci.

La posta elettronica è il più antico fra i generi di comunicazione asincrona,

presenti in rete ed oggi è fra le più usate. Ma attenzione: questa forma di comunicazione trae in inganno, perchè ha una forma scritta, ma , per la maggior parte delle volte, ci si relaziona ad essa utilizzando meccanismi espressivi della lingua parlata o di quel "pidgin" tanto in voga fra i giovani per la redazione di sms o nelle chat. La nettiquette serve proprio a dettare delle regole di "buone maniere" per scrivere on line, che va applicata proprio alla posta elettronica.

Il messaggio di posta elettronica, o email, è formato dalla busta (envelope) che viene recapitata al nostro indirizzo di posta, cioè una pagina internet del tutto riservata, nella quale vengono raccolte tutte le nostre comunicazioni. Quando apriamo la posta, possiamo notare l'intestazione della mail (header) e il corpo (body), che generalmente ospita il messaggio. Sopra l'intestazione della mail, si trovano degli strumenti per la gestione della stessa, quali: risposta (reply) al messaggio, la ridirezione del messaggio verso altri destinatari (forward), la gestione di più indirizzi (copy, cc e ccn) per inviare la comunicazione a più destinatari, in copia o in copia con indirizzo nascosto; la quotatura (quote), cioè la citazione di una parte del messaggio precedente, per mantenere sempre l'occhio sulla conversazione; gli allegati (attachment), dei file poco ingombranti, come foto o documenti, che possono essere spediti insieme alla mail; l'oggetto (subject), il titolo della mail, che ne riassume in poche parole il contenuto, ma che può avere una funzione fàtica o essere anche un testo parallelo a quello principale.

La Nettiquette vuole che non si inviino allegati troppo grandi, tali da intasare la posta del destinatario; che il corpo della mail sia redatto in minuscolo, con un carattere semplice (il maiuscolo è sinonimo di voce alta in rete); che l'oggetto riassuma l'argomento della mail, sia quindi semplice e diretto. Il registro con la quale si redige la mail è infomrale, tranne nei casi di messaggi di servizio: si ricorre, dunque, all'italiano medio, con una maggiore vicinanza alla lingua parlata, l'utilizzo di emoticon, abbreviazioni ed anglicismi. Ovviamente questi elementi cambiano in funzione del destinatario del messaggio, dell'argomento in oggetto e dello scopo del messaggio stesso.

Un tipo di mail che si sta diffondendo in questo periodo, proprio per l'importante ruolo che riveste in ambito amministrativo, è la "Posta Elettronica Certificata", uno strumento che da alla mail lo stesso valore legale di una raccomandata, con avviso di ricevimento, in combinazione con un certificato digitale. I vantaggi corrispondo in parte a quelli della posta elettronica, ovvero: velocità e sicurezza nel recapito, riutilizzabilità e facilità di trasmissione di testi ed allegati, nonché abbattimento dei costi, certezza della ricezione, tracciabilità del mittente. Gli svantaggi, invece, corrispondono in parte a quelli della mail comune, quindi: invasione di spam, violabilità della segretezza della pagina, il fatto che non sia uno standard internazionale e che non sia ancora obbligatorio, per non parlare dell'importanza della privacy e della sicurezza dei materiali in essa contenuti.

Un altra forma di comunicazione asincrona è la newsletter: una mail, nella quale vengono presentate novità o notizie di vario genere, relative ad un determinato argomento. Viene diffusa periodicamente ed è redatta con il linguaggio HTML. Per riceverla è necessario iscriversi sulla pagina del sito di cui ci interessa conoscere gli aggiornamenti, o se ne fa richiesta tramite posta elettronica. Per cancellarsi dalla lista degli iscritti, in genere, basta cliccare un collegamento, situato al fondo del corpo della mail. La frequenza di invio è variabile, può ad esempio essere giornaliera, mensile o anche saltuaria. La ricezione generalmente è gratuita.

Voglio prendere in analisi una newsletter delle attività sportive del nostro ateneo, che riporto qui di seguito:

Oggetto: R3Sport News - n° 7 - marzo 2011

Stai ricevendo la newsletter sulle attività sportive organizzate dall'Università degli Studi Roma Tre, se desideri essere cancellato gentilmente invia un'e-mail a R3sport@uniroma3.it indicando nell'oggetto "CANCELLA".

Benvenuto nella newsletter, la cui versione completa (con tutti i corsi, i costi e maggiori approfondimenti) è consultabile sul sito http://r3sport.uniroma3.it/newsletter.aspx
Numerose novità anche questo mese per voi: Torneo di Pallacanestro open 3vs3 e Torneo di Tennistavolo maschile e femminile.
E’ inoltre prevista una lezione aperta e gratuita per gli amanti della Difesa Personale.
R3 ti aspetta su Facebook (profilo “Levriero Sportivo”) e su Twitter (profilo “R3Sport”).
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1. Torneo di Pallacanestro - Giovedì 10 marzo
2. Torneo Tennistavolo - Sabato 12 marzo
3. Convegno "Teoria dei giochi, pratica del bridge" - Martedì 29 marzo
4. Corsi Sportivi - Difesa Personale, Aerobica, Tennis, Pilates, Scacchi, Yoga, Ginnastica Generale e tanti altri
5. Lezione gratuita di Difesa Personale - venerdì 4 marzo "Open Day Return"
6. Facoltiadi 2011 - 21 aprile/18 maggio
7. Indomabile Pensiero - una settimana in barca a vela
8. Il Levriero (mensile di informazione sportiva d'Ateneo)

Approfondisci le proposte sopra indicate consultando il sito http://r3sport.uniroma3.it/newsletter.aspx

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Ufficio Iniziative Sportive - Università degli Studi Roma Tre
- Impianti:
Le Torri - Lungotevere Dante, snc - tel. 06 57338038
Stadio Alfredo Berra - Via Giuseppe Veratti, snc - tel. 06 57333702
- Amministrazione:
via Ostiense, 149 - 00154 Roma
tel. +39 06 57332117/8/9 - fax +39 06 57332114
e-mail: R3sport@uniroma3.it
web: http://r3sport.uniroma3.it/

Se questa informazione dovesse giungere erroneamente ad un destinatario non interessato, per la normativa 196/2003 sulla tutela della privacy, se si desidera essere RIMOSSI, rispondere al presente messaggio: "CANCELLA" includendo "INDIRIZZO/INDIRIZZI" da cancellare e inviare a R3sport@uniroma3.it
Arrivederci al prossimo numero di R3SPORT NEWS e grazie dell'attenzione

Nel complesso è una comunicazione efficace, pulita, diretta e ben stutturata: l'accessibilità è rispettata, dal momento che la mail è stata redatta in alfabeto Ascii, senza utilizzare caratteri speciali, senza la presenza di immagini che appesantissero la visualizzazione della comunicazione; con una gerarchizzazione delle informazioni in un elenco puntato e numerato molto semplice ed asciutto; con pochi link alla quale rimandare e con la possibilità di cancellarsi attraverso la pagina dedicata, posta all'inizio della comunicazione stessa, subito dopo l'oggetto, che ne annuncia perfettamente il contenuto.